UniKoç Gizlilik Politikası

1. Kapsam ve veri sorumlusu

UniKoç, Atlas Rehberlik ve Koçluk Akademi tarafından sunulan dijital eğitim koçluğu platformudur. Veri sorumlusu iletişim kanalları atlasrehberlikkocluk@gmail.com ve +90 541 908 52 33'tür. Resmî tebligat ve başvuru adresi, kullanıcıya sunulan hizmet sözleşmesi veya faturada yer alan güncel kurum adresidir.

2. İşlenen veri kategorileri

UniKoç sağlık verisi veya benzeri özel nitelikli kişisel verileri kullanıcıdan istemez. Mesaj ve serbest metin alanlarına hizmet için gerekli olmayan hassas bilgiler yazılmamalıdır.

3. Toplama yöntemi

Veriler kullanıcıdan, veli veya yetkili kurum çalışanından; web/mobil formları, yüklenen dosyalar, kullanıcının başlattığı cihaz izinleri ve sistemin ürettiği güvenlik/işlem kayıtları üzerinden elektronik olarak elde edilir.

4. Amaçlar ve hukuki sebepler

Veriler; hesabı doğrulamak, dijital koçluk hizmetini sunmak, seans/program/rapor akışını yürütmek, yetkili veli ve koç görünümünü sağlamak, mesaj ve bildirim iletmek, güvenliği sağlamak, kötüye kullanımı önlemek, talepleri yanıtlamak, hukuki yükümlülükleri yerine getirmek ve hakları tesis/kullanmak/korumak için işlenir.

İşleme faaliyeti niteliğine göre KVKK m.5/2 kapsamındaki sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat şartlarına dayanır. Açık rıza gerektiren ayrı ve isteğe bağlı bir faaliyet olursa bağımsız bir metin ve seçim sunulur; hizmet için gerekli olmayan rıza zorunlu tutulmaz.

5. Erişim ve alıcı grupları

Veriler, rol ve görev gereği erişmesi gereken öğrenci, veli, eğitim koçu, koordinatör ve yöneticiyle sınırlı olarak paylaşılır. Teknik hizmet için barındırma ve güvenlik sağlayıcıları, Cloudflare/R2/CDN, Google Firebase Cloud Messaging, Google Meet/Calendar, Google Gemini ve kullanıcı tarafından açılan YouTube içerikleri kullanılabilir. Hukuken yetkili kamu kurumları ve yargı mercileriyle mevzuatın gerektirdiği ölçüde paylaşım yapılabilir.

6. Yurt dışına aktarım

Yurt dışında altyapı sunan hizmet sağlayıcıların kullanıldığı işlemlerde aktarım kapsamı gerekli veriyle sınırlandırılır ve KVKK m.9 kapsamındaki yeterlilik kararı, uygun güvence (standart sözleşme dâhil) veya kanunda öngörülen uygun aktarım mekanizması esas alınır. Sağlayıcı veya veri akışı değişirse bu politika ve mağaza beyanları güncellenir.

Google Gemini ile isteğe bağlı AI işlemleri

Yanlış soru fotoğrafının AI ile çözülmesi ve o sorudan benzer sınav oluşturulması, öğrenciye ait görsel veya soru içeriğinin Google Gemini'ye gönderilmesini gerektirir. Görselde isim, el yazısı veya başka kişisel bilgiler bulunabilir. Veli raporu kalite değerlendirmesi ve veli telefon görüşmelerinin AI özeti, rapor ve görüşme notlarının Google Gemini'ye gönderilmesini gerektirebilir. Öğrenci veya hesabına bağlı veli, bunun için ayrı AI veri paylaşımı seçimiyle önceden izin verir. Veli telefon görüşme notlarının AI özeti için ayrıca görüşmenin kayıtlı velisinin kendi onayı aranır; bağlı veli hesabı veya onayı yoksa görüşme notları dış AI servisine gönderilmez. İzin verilmezse fotoğrafın AI çözümü başlamaz; rapor kalite kontrolü yerel kurallarla devam eder ve veli telefon görüşmeleri dış AI ile özetlenmez. İzin profil ekranından geri alınabilir; önceki aktarımlar geriye dönük olarak silinmez. Kişiye özel olmayan ders videosu ve kelime içeriğinin analizinde bu öğrenci izni aranmaz.

7. Kamera, mikrofon, fotoğraf ve bildirim izinleri

Kamera/fotoğraf erişimi profil, sohbet, görev ve yanlış soru görselleri; mikrofon erişimi Koçsapp sesli mesaj, sesli görüşme ve kütüphane sesli odası; bildirim izni mesaj, seans ve işlem bildirimleri için kullanılır. Fotoğraf arşivine yazma izni, kaydedilen görseller için istenebilir. İzinler ilgili özellik başlatıldığında istenir. Bir iznin reddedilmesi ilgisiz platform özelliklerini engellemez.

8. Saklama ve silme

Aktif hesap verileri hizmet ilişkisi boyunca saklanır. Hizmet sona erdiğinde veriler; sözleşme, tüketici, vergi/muhasebe, uyuşmazlık, güvenlik ve ispat yükümlülüklerine göre belirlenen süre sonunda periyodik olarak silinir, yok edilir veya anonimleştirilir. Güvenlik ve giriş kayıtları amaç için gerekli sınırlı süreyle; kullanıcı içerikleri hesap/hizmet ilişkisi ve yasal talepler için gerekli süreyle tutulur.

Doğrulanan hesap silme talepleri en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Kanunen saklanması gereken kayıtlar erişimi kısıtlanarak yalnızca ilgili amaç için korunur. Ayrıntılar hesap ve veri silme sayfasında yer alır.

9. Çocuklar ve genç kullanıcılar

Reşit olmayan öğrenci hesapları kurum kaydı ve veli/yasal temsilci bağlantısıyla kullanılır. Veriler reklam veya davranışsal takip amacıyla işlenmez. Veli yalnızca kendisine bağlanan öğrencinin yetkili takip verilerine erişebilir.

10. Güvenlik

Şifreler geri döndürülemez özet olarak saklanır. HTTPS, rol bazlı yetki, oturum güvenliği, istek sınırlama, denetim kayıtları, erişim kontrollü özel dosya depolama ve güvenlik izleme tedbirleri uygulanır.

11. Haklar ve başvuru

KVKK m.11 kapsamındaki bilgi alma, düzeltme, silme/yok etme, aktarılan üçüncü kişilere bildirim, otomatik analiz sonucuna itiraz ve zararın giderilmesini isteme hakları kullanılabilir. Başvurular atlasrehberlikkocluk@gmail.com adresine iletilebilir.

12. Değişiklikler

Veri akışı veya mevzuat değiştiğinde yeni sürüm ve yürürlük tarihi yayımlanır. Esaslı değişiklikler uygulama içinden bildirilir; gerekiyorsa yeni aydınlatma veya ayrı açık rıza süreci yürütülür.